Customização Mensagem
Quando solicito uma atualização ou aprovação, tenho por obrigação escolher alguns campos que aparecem abaixo do quadro azul. Quando quero que alguem externo faça a atualização e ele clica no Ir para a planilha não gera uma experiência muito legal pois ele não tem acesso.
Tem alguma alternativa para contornar essa situação?
E consigo também enviar o e-mail de automação do dominio do meu cliente?
Answers
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Infelizmente, não é possível remover o link “Ir para a planilha” ao usar as automações padrão de solicitação de atualização ou aprovação. No entanto, existe uma solução alternativa que proporciona uma experiência melhor para usuários externos:
Solução alternativa usando formulário pré-preenchido + Alerta
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Apenas uma observação: no Gmail, o link para o formulário é clicável e funciona normalmente.
Porém, no Outlook, o link pode não ser clicável por padrão — os usuários talvez precisem copiá-lo e colá-lo manualmente no navegador.
Sobre o remetente do e-mail
Embora o e-mail ainda seja enviado pelo sistema de automação do Smartsheet, você pode configurar a automação para exibir o e-mail da pessoa que disparou a automação. Isso faz com que a mensagem pareça mais personalizada ou enviada em nome do domínio do seu cliente.
Se precisar de ajuda para configurar tudo isso, posso te apoiar!
English Version
Unfortunately, there's no way to opt out of including the “Go to the Sheet” link when using the standard update or approval request automation. However, there's a workaround that creates a smoother experience for external users:
Workaround Using a Prefilled Form + Alert Someone
- Create a separate sheet with a form that collects the necessary fields (like ID, Request, Contact, Contact Approval).
- In the form settings, enable “Add new submissions to the top of the sheet.” This ensures that the newest entries appear first and are easier to find.
- Add the form link to the Sheet Summary field in your main sheet for easy reference.
- Use a formula to build a prefilled form URL like this:
=FormURL# + SUBSTITUTE("?ID=" + ID@row + "&Request=" + Request@row + "&Contact=" + Contact@row + "&Contact approval=" + [Contact approval]@row, " ", "%20") - This allows the form to be pre-populated with data from the main sheet.
- Use a cross-sheet formula to pull submitted values back into the main sheet:
=IFERROR(INDEX(COLLECT({Contact approval}, {ID}, ID@row), 1), "") - Use the "Alert someone" action in your automation with "message only". This avoids sending the restricted "Go to the spreadsheet" link and guides the recipient to your custom form.
Just a quick note: in Gmail, the link to the form is clickable and works as expected.
However, in Outlook, the link might not be clickable by default — users may need to copy and paste it into their browser manually.Regarding the Email Sender
While the email is still technically sent by Smartsheet, you can choose to show the email of the triggering person in the automation settings. This makes the message look more personalized or as if it's coming from your client's domain.
Let me know if you'd like help setting this up!
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Muito Obrigado pelo retorno.
Porém ainda não me atendeu, por exemplo, eu quero enviar para uma pessoa que não quero que ela tenha acesso ao Smart os anexos da linha.
Para enviar como mensagem ele não está mostrando o anexo. Se peço para atualizar, ele faz mas se ele não baixar naquele momento do formulário ele some e não fica mais disponivel para a pessoa.
Tem alguma alternativa para enviar anexos? -
Olá @Anber Assessoria,
Sim, existem algumas soluções práticas dependendo do que for mais importante no seu caso — compartilhar o anexo ou dar acesso completo à planilha.
Solução 1: Usar arquivo na nuvem com coluna de link
Se o anexo estiver armazenado em um serviço de nuvem como Google Drive, OneDrive ou SharePoint, você pode:- Adicionar uma coluna na planilha chamada "Link do Anexo".
- Colar o link compartilhável do arquivo nessa coluna.
- Na automação, usar uma mensagem personalizada, como:
Anexo: {{Link do Anexo}}
Assim, mesmo que o destinatário não tenha acesso à planilha, ele poderá abrir o arquivo diretamente. Testei isso no Gmail e o link funcionou normalmente.
Solução 2: Usar Solicitação de Atualização ou Aprovação + explicar o acesso na mensagem
Se garantir que a pessoa consiga acessar o anexo for mais importante do que fazê-la passar por uma experiência ruim ao clicar no link e ser informada de que não tem acesso, recomendamos usar a Solicitação de Atualização ou Aprovação padrão, pois essas permitem que o destinatário visualize e baixe os anexos.No entanto, essas solicitações também incluem um link como “Ir para a planilha”, que pode não funcionar para usuários externos.
Para evitar confusão ou frustração, sugerimos adicionar uma explicação clara na mensagem da automação. Por exemplo, avise que o anexo está disponível diretamente na mensagem, mas que o link para a planilha pode não estar acessível.
Assim, o destinatário poderá obter o que precisa sem problemas, mesmo sem acesso à planilha completa.
English
Yes, there are a couple of practical solutions depending on what’s more important for your use case — sharing the attachment or giving full access to the sheet.
Solution 1: Use a cloud-hosted file with a link column
If your attachment is stored in a cloud service like Google Drive, OneDrive, or SharePoint, you can:- Add a column to your sheet called "Attachment Link".
- Paste the shareable file URL into this column.
- In your automation, use a customized message like:
Attachment: {{Attachment Link}}
This way, even if the recipient doesn’t have access to the sheet, they can open the file directly. I tested this in Gmail, and the link worked perfectly.
Solution 2: Use Update or Approval Request + clarify access in the message
If making sure the recipient can access the attachment is more important than giving them a bad experience by clicking a link and being told they don’t have access, we recommend using the standard Update Request or Approval Request, since these allow recipients to view and download attachments.However, these requests also include a “Go to the sheet” link, which may not work for external users.
To avoid confusion or frustration, we recommend adding a clear explanation in the message. For example, let the recipient know that while the file is accessible directly in the message, the sheet link may not work for them.
This gives the recipient a smoother experience without running into access issues.
Let me know if you’d like help setting this up. I’d be happy to support!
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